Il gestionale della tua attività su appuntamento, cucito addosso a come lavori davvero
Kairos prende prenotazioni, tariffe, pacchetti, promemoria e conti e li mette in un unico flusso che gira da solo, 24 ore su 24. Tu segui i clienti. Registrare, calcolare, avvisare e tenere i conti in ordine lo fa il sistema — sempre allo stesso modo, senza dimenticanze.
Non è un prototipo in cerca del primo cliente
Kairos è nato per gestire una scuola vera, che continua a usarlo ogni giorno con prenotazioni, pacchetti e incassi reali. Ogni funzione che trovi in questa pagina è passata dal collaudo sul campo prima di essere descritta qui — e quando qualcosa non è ancora attivo, in questa pagina c'è scritto.
Cosa fa, ogni giorno, al posto tuo
Dal momento in cui un cliente prenota dal tuo link, la catena parte da sola: nessun foglio da aggiornare a mano, nessun conto da rifare a sera.
Prenotazioni automatiche
L'appuntamento finisce in calendario e a registro in pochi secondi. Il sistema riconosce da solo il tipo di servizio: singolo operatore, due operatori insieme, sessione interna.
Tariffe e pacchetti
Calcola il prezzo giusto in base al tipo di servizio, alla partecipazione (singolo o coppia), al numero di operatori e agli sconti attivi. Scala da solo i carnet a ingressi e aggiorna "usate" e "residue".
Promemoria e avvisi
Avvisa il team su Telegram ed email, ricorda l'appuntamento al cliente, e se qualcosa non va a buon fine ti manda subito una segnalazione con il dettaglio dell'errore.
Agenda condivisa
Ogni appuntamento compare sul calendario del team con nome, contatto, tariffa, luogo e note. La tua agenda personale resta separata e privata.
Conti sempre in ordine
Registro completo, report mensile e annuale, quote divise per collaboratore, incasso maturato e dettaglio riga-per-riga. Tutto calcolato in automatico, tutto di sola lettura.
Sempre acceso
Gira su un server dedicato, indipendente dai tuoi dispositivi: funziona di notte, nei festivi e mentre dormi. Non devi tenere acceso nessun computer.
Cosa succede nei sessanta secondi dopo una prenotazione
Nessuno tocca niente. Questa è la sequenza esatta, ogni volta uguale.
Il cliente prenota dal tuo link
Sceglie il servizio, un giorno e un orario libero, lascia nome, email e telefono e risponde a poche domande: da solo o in coppia, ha diritto a uno sconto, preferisce la sede o il domicilio. Riceve subito l'email di conferma con l'allegato "aggiungi al calendario".
Il sistema verifica che la richiesta sia autentica
Accetta solo prenotazioni che arrivano davvero dalla tua pagina di prenotazione. Le richieste sospette vengono rifiutate, e se la stessa prenotazione arrivasse due volte la seconda viene ignorata.
Calcola la tariffa e cerca un pacchetto attivo
Distingue una sessione singola da una scalata da carnet, applica gli sconti personalizzati e, se il cliente ha un pacchetto valido, lo scala e aggiorna le residue. Se qualcosa non torna — un carnet che non esiste, due clienti con lo stesso nome — non inventa: registra come singola e ti avvisa perché decida tu.
Assegna una sala libera
Se l'appuntamento è "in sede", controlla le agende delle sale e gli appuntamenti già fissati e ti propone una stanza libera per quell'orario. Se nessuna copre l'intero slot ripiega sul domicilio e te lo dice. La stessa stanza non finisce mai occupata due volte.
Scrive a registro e mette a calendario
Una riga ordinata nel registro — data, cliente, contatto, tariffa, quote per collaboratore, stato — e un appuntamento sul calendario condiviso con tutti i dettagli.
Avvisa chi deve saperlo, e solo lui
L'avviso automatico parte verso poche persone-chiave: il titolare, l'operatore di riferimento per quella disciplina, l'operatore coinvolto. Tutti gli altri li avvisi tu con un bottone, quando e se serve. Il cliente riceve conferma su Telegram se lo ha attivato, altrimenti via email — e hai comunque il bottone WhatsApp per scrivergli.
Una notifica, e tutto quello che serve decidere
Niente pannello di controllo da imparare. Le decisioni si prendono da un messaggio, con un tocco, mentre sei in sala.
Perché è fatta così
- Il prezzo lo confermi tu. Per le sessioni non da pacchetto il sistema propone la tariffa di listino, ma l'ultima parola è tua: confermi con un tocco o scrivi l'importo giusto, e resta annotato che è stato modificato.
- Gli avvisi delicati non partono da soli. Avvisare un collaboratore o chiedere la disponibilità di una sala sono gesti che scegli tu: parte solo al tuo tocco, e subito dopo il bottone diventa "✅ Avvisato" così non lo fai due volte.
- Le note dell'accordo compaiono da sole. Se hai annotato una condizione particolare sul pacchetto di un cliente — un acconto, un saldo a sessione, una preferenza — te la ritrovi scritta nella notifica. Niente più "come avevamo detto con questo qui?".
- La privacy è nel testo del messaggio. La richiesta di disponibilità che parte al proprietario di una sala contiene solo data e ora: mai il nome del cliente.
- Cambiare idea costa un tocco. Cambi la sala dal messaggio: il sistema aggiorna il registro e sposta l'appuntamento sul calendario da solo, ed è progettato per non bloccarsi se il calendario è sotto carico.
I conti si fanno da soli, riga per riga
Non un totale opaco a fine mese, ma il dettaglio di ogni singola sessione: da dove arriva l'incasso, quanto spetta a chi, cosa è confermato e cosa no.
| Data | Operatore | Cliente | Incasso | Quota A | Quota B | Stato |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/09/2026 | Andrea | M. R. | 30,00 € | 30,00 € | — | Confermata |
| 04/09/2026 | Andrea + Sabrina | G. T. | 45,00 € | 27,50 € | 17,50 € | Confermata |
| 05/09/2026 | Sabrina | V. L. | 25,00 € | — | 25,00 € | Da carnet |
| 07/09/2026 | Andrea | P. C. | 30,00 € | 30,00 € | — | Annullata |
| Totale confermate | 100,00 € | 57,50 € | 42,50 € | |||
Esempio illustrativo con dati fittizi. Il foglio reale si compila da solo ed è di sola lettura.
Registro completo
Ogni appuntamento in una riga: data, cliente, contatto, tariffa, quote per collaboratore, stato. È la fonte da cui tutto il resto si calcola.
Report mensile e annuale
Totali per collaboratore, incasso lordo e netto, sessioni effettuate, annullate e mancate presentazioni. Include l'incasso "maturato" dai corsi man mano che le sessioni si svolgono.
Dettaglio per collaboratore
Una riga per ogni sessione con l'incasso e la quota di ciascuno, e i totali in fondo. Serve a capire da quali sessioni arriva il compenso di ognuno, non solo quanto in totale.
Pacchetti, carnet e corsi che si gestiscono da soli
Pacchetti a scalare
- Il cliente sceglie il pacchetto al momento della prenotazione; alla conferma viene attivato, con la prima sessione già scalata e la scadenza calcolata.
- Il cliente riceve un riepilogo con costo, quota a sessione, residue e data di scadenza.
- Se annulla una sessione già scalata, la sessione torna disponibile sul suo pacchetto in automatico.
- Quando arriva all'ultima sessione parte un invito al rinnovo: l'aggancio giusto nel momento giusto.
- Se il riconoscimento fallisce — email diversa, omonimia — il sistema non tira a indovinare: registra come singola e ti avvisa.
Corsi di gruppo
- Formule multiple: sessione singola, abbonamento mensile o trimestrale, carnet a ingressi da 5, 10 o 20.
- Riduzioni per fascia d'età e sconto per chi frequenta più di un corso a settimana, applicati in automatico.
- Soglia minima di iscritti calcolata dal sistema sul costo fisso degli operatori: se il corso non si ripaga, non parte. La soglia è visibile e modificabile senza intervento tecnico.
- Registro presenze dal telefono: nei giorni di corso gli operatori ricevono l'elenco degli iscritti con due bottoni a testa, presente o assente. Il carnet si scala solo per chi è presente.
- Scadenze dei certificati calcolate da sole, con avviso 30 giorni prima. Nel sistema restano solo tipo e date: il documento resta cartaceo.
Privacy progettata dentro, non aggiunta dopo
Le scelte sui dati sono state prese quando il sistema è stato costruito, non quando è arrivata la prima domanda scomoda.
- Installazione dedicata e isolata. I tuoi dati stanno solo nella tua installazione, ospitata in Europa, separati da quelli di chiunque altro. Nessun "vicino di casa".
- Il minimo indispensabile sui documenti sanitari. Dove servono certificati, nel sistema restano solo il tipo e le date utili per l'avviso di scadenza, con consenso esplicito registrato. Il documento resta cartaceo presso di te.
- Calendario delle attività separato dall'agenda personale. I collaboratori vedono le sessioni, non i tuoi impegni privati.
- Statistiche aggregate e anonime. Una volta al mese, numeri d'insieme sull'andamento — iscritti, frequenza media, abbandoni, confronto con l'anno prima — senza un solo nome dentro.
- Cancellazione dei dati vecchi, quando la vuoi tu. Una funzione anonimizza i clienti fermi da oltre dodici mesi conservando i dati contabili. È spenta di default: la accendi tu, se e quando decidi.
- Nomi fuori dai messaggi che non li richiedono. La richiesta di disponibilità a un proprietario di sala contiene data e ora, mai il nome del cliente.
Il valore di un sistema si vede il giorno in cui si rompe
Nessun software è infallibile. La differenza è se te ne accorgi tu dopo una settimana o se te lo dice lui dopo dieci secondi.
Allarme immediato
Se una prenotazione non va a buon fine ricevi subito un avviso con il dettaglio, non un silenzio.
Monitoraggio centralizzato
Un sistema dedicato sorveglia tutte le automazioni: se una si inceppa, l'errore viene intercettato e segnalato. Non passa inosservato.
Backup notturno e copia fuori sede
Tutta la configurazione viene salvata ogni notte, con una copia conservata altrove. Ricevi conferma a ogni salvataggio.
Nessun doppione
Se la stessa prenotazione arrivasse due volte, la seconda viene ignorata. Nessuna riga fantasma nei conti.
Rete di sicurezza manuale
Qualunque cosa il sistema faccia in automatico, puoi rifarla a mano dal foglio con una procedura documentata. Non resti mai in ostaggio dell'automazione.
Avvio rapido
Un nuovo account viene predisposto in pochi minuti da uno strumento che crea da solo servizi e collegamenti necessari.
In cosa è diverso da Calendly, Acuity, Booksy & co.
Le app di prenotazione generiche sono ottime per fissare un appuntamento — e per quello costano poco e funzionano bene. Kairos parte da lì e aggiunge la logica della tua attività, che quelle app da sole non hanno.
| App di booking generiche | Kairos | |
|---|---|---|
| Fissare l'appuntamento | Sì, molto bene | Sì |
| Tariffe con pacchetti, coppie, due operatori, sconti per fascia | No, o solo prezzi fissi | Sì, automatico e su misura |
| Carnet che si scalano da soli, con riaccredito su disdetta | Raramente, o a pagamento | Sì, incluso |
| Registro con quote divise per collaboratore e report | No | Sì |
| Conferma del prezzo dal telefono prima di registrare | No | Sì |
| Assegnazione automatica della sala libera | Limitata | Sì, con controllo anti-sovrapposizione |
| Notifiche al team attivabili una per una | No | Sì |
| Email settimanale degli orari liberi da girare ai clienti | No | Sì |
| Costo al crescere di sale, sedi e collaboratori | Sale a scaglioni | Su misura, senza scaglioni |
| Dove vivono i dati | Sulla piattaforma, insieme a tutti gli altri | Installazione tua, isolata, in Europa |
| Se un giorno vuoi andartene | Esporti quello che ti concedono | Migri su un server tuo, senza perdere nulla |
Cosa non c'è ancora, detto prima che tu lo scopra
Nessuna di queste è un difetto: sono estensioni già progettate, che si attivano quando servono. Le elenchiamo perché preferiamo un cliente che sa cosa compra.
| Funzione | Stato oggi | A cosa serve |
|---|---|---|
| Risposta automatica su WhatsApp | Attiva | Chi scrive al numero dell'attività riceve subito una risposta personalizzata, 24 ore su 24, senza costo. |
| Avviso WhatsApp con un tocco | Attiva | Un tap sulla notifica apre WhatsApp con il messaggio già scritto. Nessun account aggiuntivo, nessun costo. |
| Invio WhatsApp "a freddo", senza tocco | Da attivare | Messaggio inviato dal sistema senza che il cliente scriva per primo. Tecnicamente pronto, costo di pochi centesimi a messaggio. |
| Promemoria personalizzati per collaboratore | Opzionale | Ognuno sceglie come e quanto prima essere ricordato. |
| Notifiche via SMS | Da valutare | Alternativa per chi non usa app di messaggistica. |
| Recupero cliente dopo una disdetta | In costruzione | Proporre in automatico una nuova data tra gli orari liberi, per non perdere l'appuntamento. |
| Più sedi con assegnazione intelligente | In studio | Più stanze e sedi, sessioni in contemporanea, suggerimento automatico della sala migliore. |
Cosa è compreso quando parti
- Installazione e configurazione completa sulla tua attività: servizi, orari, tariffe, sconti, sale, collaboratori.
- Migrazione dei dati esistenti: clienti, pacchetti in corso, pagamenti, storico.
- Collegamento di prenotazioni, calendario e notifiche ai tuoi account.
- Guida utente dedicata, scritta in italiano semplice e aggiornata a ogni rilascio, pensata per essere stampata.
- Formazione di base per te e per i tuoi collaboratori. Non c'è un programma nuovo da imparare: un link, un'app di messaggi e il calendario.
- Assistenza durante tutta la fase di avvio, con un referente unico.
Le domande che ci fanno tutti
Devo tenere il computer acceso?
Se cambio le tariffe o aggiungo uno sconto, devo chiamare un tecnico?
Il cliente riceve conferma della prenotazione?
E se un cliente non ha un indirizzo email?
Cosa succede se il sistema sbaglia a riconoscere un pacchetto?
Posso mettere in pausa le notifiche di un collaboratore?
Perché un collaboratore non riceve le notifiche?
I dati sono al sicuro?
Posso usare WhatsApp invece di Telegram?
Se un giorno voglio smettere, cosa succede ai miei dati?
Quanto costa?
Vuoi vederlo sulla tua attività?
Raccontaci come lavori oggi — orari, tariffe, pacchetti, chi avvisa chi. Ti mostriamo cosa Kairos automatizzerebbe nel tuo caso specifico e ti prepariamo una proposta su misura, senza impegno.
Stiamo selezionando alcune attività pilota: per loro i primi mesi sono gratuiti in cambio di un riscontro onesto sull'uso reale. Posti limitati.
Scrivici a dancenexuscircle@gmail.com